Гибкий график: иллюзия свободы

Перейдем сразу к делу. Решение проблем с первого звонка – вот главная задача любого удаленного консультирования. Каждый предприниматель знает, что удовлетворенность потребителя всегда конвертируется в прибыль для фирмы, а качественный сервис – это инструмент, который помогает генерировать деньги.

распространенных мифа о тайм-менеджменте

Как и любая сфера, связанная с темой личностного развития и повышения личной эффективности, управление временем обросло массой мифов и заблуждений. Сама суть тайм-менеджмента была сформулирована Сенекой более 2000 лет назад в Древнем Риме. Неудивительно, что за это время за истину были приняты серьезные заблуждения, которые, вопреки первоначальной задаче, мешают человеку продуктивно достигать собственных и корпоративных целей.

Миф №1 – время неподвластно человеку

Это заблуждение одновременно и верно, и ошибочно. Человек не может физически повернуть время вспять или изменить скорость его протекания. Однако каждый способен управлять собственными действиями так, чтобы за меньшее время делать больше полезной работы. Именно это и подразумевается в понятии «управление временем». По сути, это контроль человека над собственной жизнью.

Люди, которые начинают осваивать тайм-менеджмент, нередко удивляются тому, сколько свободного времени у них появляется на выполнение рабочих и личных задач. Этим пользуются и успешные люди – ученые, актеры, спортсмены, творческие люди. Они планируют собственные дела так, чтобы выполнять аналогичное количество работы за меньшее время. Они не подчиняют время своим законам, но управляют им эффективно, а значит, это получится сделать и у вас.

Миф №2 – придется интенсивно работать

Культивация этого заблуждения происходит из-за того, что люди не понимают сути управления временем. Вовсе не значит, что придется работать больше, упорнее и без перерывов. Напротив, это прямой путь к переутомлению с последующей апатией и даже депрессией. В таком состоянии не получится достигать целей даже в прежнем темпе, не говоря уже о повышении продуктивности. Поэтому настраиваться на беспробудную работу не нужно.

Суть тайм-менеджмента заключается не в увеличении выполняемого объема работы, а в концентрации только на полезных задачах. Ненужные действия, которые отвлекают человека от достижения целей, при этом строго отсеиваются либо откладываются на конец рабочего дня. Существуют десятки так называемых «хронофагов», которые пожирают свободное время, а человек этого даже не замечает. Борьба с ними и есть суть методики.

Миф №3 – тайм-менеджмент лишает свободы

Люди, которые придерживаются этого мнения, считают, что в рамках управления временем придется работать, подобно роботу. Они заблуждаются, полагая, что запланированные задачи выполняются строго по расписанию без свободы выбора. Примечательно, что роботами, по сути, являются те люди, которые идут на поводу своих привычек и сиюминутных желаний, отвлекающих от важных дел. Тайм-менеджмент, напротив, дарит свободу.

Читайте также:  Авторитарный стиль руководства – начальник всегда прав!

Грамотное временное планирование и правильное распределение ресурсов – ключ к выполнению большого количества рабочих и личных задач без перенапряжения. Руководитель, который берется за все сразу или прокрастинирует, испытывает психологическое давление из-за навалившихся дел. Разве можно его назвать свободным? Даже строгий график работы можно разбавлять отдыхом и творчеством.

Что делать с остальными задачами

Не все можно автоматизировать. Поэтому мы подготовили правила, выполнение которых сделает ваш рабочий день легче.

Первое правило — визуализируйте процессы

Это нужно, чтобы видеть, на каком этапе проект: что сделано, а что еще предстоит. Главное — иметь все актуальные процессы перед глазами.

Как это сделать

Используйте технику Kanban. Повесьте на стену доску, разделите ее на блоки: «сделать», «в работе», «готово». Напишите задачи на стикерах или карточках, клейте и перемещайте их по блокам по ходу работы.

Какие программы помогут

Чтобы собрать онлайн-доску с задачами, подойдет стандартный Trello. Или софт, который создан специально для работы с Kanban. Например, Kanban Tool, Kanbanery, Kanbanchi. У программ схожие функции, но разные дизайн и настройки — выбирайте на свой вкус.

Второе правило — записывайте

Что делать с остальными задачами

Разгрузите голову: записывайте задачи, планы, созвоны. Все, о чем важно помнить, о чем нужно подумать и что сделать. Это поможет не отвлекаться на лишнее и сконцентрироваться на том, что делаете сейчас.

Как это сделать

Попробуйте методологию Getting Things Done, которая помогает навести порядок в делах, контролировать задачи и доводить их до конца. Вот ее основные принципы:

Ничего не держать в голове

Все фиксируйте. Даже мелкие задачи и то, что кажется не важным. Как говорится, самый тупой карандаш лучше самой острой памяти.

Проще значит лучше

Фиксировать и систематизировать информацию нужно простым и удобным для вас способом.

Думать о решении

Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.

Одна задача в один момент времени

Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас.

Задача = действие

Воспринимайте каждую задачу как список конкретных шагов, тогда с ней будет проще работать.

Какие программы помогут

Чтобы собрать все проекты вместе, подойдут Evernote, Trello или специальный GTD-софт.

  • Smthngs — менеджер GTD для браузера. Можно использовать онлайн и офлайн, как приложение.
  • — онлайн-сервис. Можно управлять задачами и следить за прогрессом. Есть бесплатная и платная расширенная версия.

Третье правило — полюбите однозадачность

Это сложно, когда задач слишком много, а времени мало. Но не беритесь за все сразу. Сначала закончите одну задачу, потом переходите к другой.

Как это сделать

Чтобы понять, с чего начать, разделите задачи на группы и расставьте приоритеты. С этим поможет матрица Эйзенхауэра. Она выглядит так.

Когда приоритеты ясны, сконцентрируйтесь на задаче и не отвлекайтесь. Для этого попробуйте метод Pomodoro: поработайте 25 минут, сделайте перерыв на 5. Повторяйте такие циклы несколько раз. Можете отойти от техники и увеличить время работы и перерывов. Основное условие — когда отдыхаете, не думайте о незаконченных задачах.

Читайте также:  Как вести себя на собеседовании, чтобы взяли?

Какие программы помогут

Чтобы попробовать, как работает матрица Эйзенхауэра:

  • Focus Matrix — приложение для iOS.
  • MyEffectiveness — приложение для Windows и Android.

Чтобы попробовать, как работает техника Pomodoro: онлайн-таймеры Tomato Timer и Pomodoro Tracker.

Четвертое правило — делегируйте

Что делать с остальными задачами

Это сложно, но полезно. Так вы сможете заняться делами, которые зависят только от вас или слишком важны, чтобы их делегировать.

Как это сделать

Делегируйте все рутинные задачи или любые, с которыми может справиться кто-то из команды. Чтобы сделать все правильно:

Пятое правило — планируйте риски

В проекте всегда что-то может пойти не так. Например, заказчик решит переделать структуру. Поэтому закладывайте дополнительное время на форс-мажор. Помните про это, когда планируете свой рабочий день: оставьте в графике свободные пару часов.

Как это сделать

Запланируйте дополнительное время в начале проекта. Подумайте, какие форс-мажоры могут помешать, а про что можно не думать. Выберите стратегию, согласно которой будете действовать. Для этого почитайте, как управлять рисками в digital.

Эти правила кажутся очевидными, но одинаковые задачи все равно незаметно крадут ваше время. Вы боитесь делегировать и делаете все сами, а иногда еще и переделываете за других. А про форс-мажоры вспоминаете, когда разработчик вдруг заболевает перед дедлайном, а заменить его некем. Такое случается с менеджерами-новичками.

Странные каникулы

Станут ли в сложившейся ситуации длительные новогодние праздники, которые большей частью тоже приходится проводить дома, передышкой и разрядкой или еще больше усугубят ситуацию?

Дорого в школу: средний чек набора ученика резко вырос Это связано со спросом на более качественные товары и изменением курса валют

— В этом году важно уделить особое внимание новогодним праздникам, — говорит Мадьярова. — Многие отказались от поездок, многие проводят их дома, меньше контактируют, меньше ходят на всякие развлекательные мероприятия. При этом в последнее время и так было мало развлечений. И тут можно пойти той тропинкой, которая ведет к отчаянию и ко дню сурка, а можно постараться подойти с другой стороны и сделать это время ресурсным для семьи, полезным, продвигающим и наполняющим. Здесь можно придумать, например, какой-нибудь концерт, чтобы каждый член семьи или команды придумал концертный номер и выступил. Это может быть совместное приготовление еды, выпечка печенья или чего-то еще, можно сделать какие-то квесты и находить подарки по всему дому, это могут быть и активности на открытом воздухе, катание на санках, на лыжах. Важно максимально уделить время качественному совместному общению — это дает семье большую энергию, позволяет сплотиться, объединиться и зарядиться позитивными эмоциями, это правда важно и ценно.

— Безусловно, домашние праздники объединяют семьи, возможно, как в прежние времена, все начнут ходить друг другу в гости, — соглашается Людмила Цолина. — Праздники — это очень хорошо, это внутрисемейная коммуникация. Кроме того, отдых — это пополнение ресурса. Если вы долго не отдыхаете, то у вас появляется плохое настроение, упадок сил, ничего не хочется делать и, соответственно, страдаете и вы, и люди, которые находятся рядом с вами.

Как проводить праздники в пандемию — сидеть, закрывшись дома, или использовать любые возможности, чтобы сменить обстановку, — каждый волен выбирать сам, отмечает психолог.

Пока родители дома: спрос на детский контент вырос на треть Юная аудитория онлайн-кинотеатров за время карантина увеличится на 10 млн человек

— Ребенку прежде всего необходимо общение со сверстниками. Соответственно, каждый родитель делает свой выбор в отношении своего ребенка, — говорит Цолина. — Что является большим злом — психическое здоровье ребенка или риск заболеть короновирусной инфекцией? Есть родители, которые продолжают водить детей в открытые детские центры, отпускать детей на игровые площадки, разрешают посещать дни рождения в ТЦ, выезжают в парки, в гости, в кинотеатры. И для таких детей этот период проходит в лайтовом режиме. Если родитель хочет погрузить ребенка в социум, он найдет способ.

Обучение и курация операторов

Все прекрасно понимают, что профессионалами становятся, а не рождаются. Развиваться операторам помогут опытные супервизоры:

  • Они выслушивают записи звонков, разбирают с оператором, что было не так.
  • Слушают текущие звонки и суфлируют оператору во время онлайн-диалога.
  • На коуч-сессии с оператором, разбирают допущенных ошибок за неделю, изучают практический кейс, оператору выдается индивидуальное домашнее задание. Постепенно с разбираются все вопросы, с которыми может столкнуться сотрудник, например, как работать с возражениями, как вести себя в конфликтной ситуации, как быстрее подвести клиента к покупке и т.д.
  • Проводят обучение профильным знаниям. Например, банковским продуктам и процессам, если оператор работает в банковском направлении.

“Недообучение” всегда негативно сказывается на удовлетворенности сотрудника и качестве его работы.

Обучение и курация операторов

Точка зрения

Наталья Володина, директор по персоналу «Московской ореховой компании»: — Гибкий график работы — один из инструментов мотивации, который может использовать компания-работодатель. При его грамотном применении, эффективность работы сотрудников повышается за счет возможности самостоятельно распределять и планировать свое время. Гибкий график очень распространен в тех компаниях, где работа строится по проектному принципу. А в некоторых ситуациях он обусловлен еще и производственной необходимостью — например, для региональных менеджеров, работающих с клиентами Сибири и Дальнего Востока (два часа дня в Москве — это пять часов вечера в Новосибирске). Но в производственных компаниях, подобных нашей, применение гибкого графика практически невозможно — из-за сложности технологического процесса.

Юлия Лубышева, заместитель директора по персоналу Корпорации «Хэппилэнд»: — Гибкий график я расцениваю как весьма эффективный управленческий ресурс, поскольку он дает сотруднику ощущение определенной автономии. Одна из его форм — свободный режим — расценивается как своеобразный бонус, кредит доверия. И, конечно, эта привилегия в большей степени касается не рядовых служащих, а управляющего звена компании. Однако свобода — это одновременно и проверка на прочность и профессионализм. В этом случае руководитель ждет от подчиненного еще больших достижений. Такое доверие надо оправдывать, а это потребует от сотрудника еще большей концентрации усилий.